시설 관리에는 간단한 단계부터 복잡한 단계까지 모두 포함되며, 이 모든 단계를 처리하는 것은 필수적입니다. 시설 관리자의 자질은 어떤 문제든 조기에 파악하고 효율적으로 해결하기 위해 필요한 조치를 취할 수 있는 능력에 달려 있습니다.

구조물 유지 보수에 드는 비용은 무시할 수 없습니다. 시설 관리자들은 비용 부담이 커지면서 여러 가지 제약에 직면하게 됩니다. 품질은 결코 타협할 수 없지만, 모든 지출은 정해진 예산 내에서 이루어져야 합니다. 시설 관리자들은 제한된 예산으로 필요한 품질을 유지하면서도 생산성을 높이는 것을 목표로 합니다. 서비스 제공업체들은 정해진 예산 내에서 성공적인 서비스를 제공하기 위한 방안을 마련해 왔습니다. 비용 절감 방안으로는 에너지 절약, 일부 업무 아웃소싱, 계획된 유지보수 등이 있습니다.

시설 관리자의 경우, 업무의 상당 부분이 모든 서비스에 대한 기록을 보관하는 것을 요구합니다. 매일 기록을 보관하지 않으면 프로세스 추적이 불가능하며, 결국 서비스를 완전히 건너뛰거나 작업을 다시 수행하게 될 것입니다. 대부분의 회사는 전산화된 기록 보관을 선호하지만, 여전히 많은 회사가 수기 등록부를 사용하고 있습니다.

시설은 언제든 어떤 종류의 비상 상황에도 직면할 수 있으며, 시설 관리자는 어떤 역경에도 대처할 준비를 갖춰야 할 의무가 있습니다. 대피 절차를 철저히 준비하고 어떤 비상 상황에서든 신속하게 대처할 책임을 져야 합니다. 화재, 자연재해, 범죄, 건강 문제, 시스템 장애 등 어떤 종류의 비상 상황도 발생할 수 있습니다. 한편, 시드니의 건물 유지보수 서비스에서는 정기적으로 안전 훈련을 실시할 수 있습니다. 이러한 훈련은 유지보수의 일환으로 수행되었으며, 현재까지도 꾸준히 이어지고 있습니다.